Мотивация, тайм-менеджмент, личностный рост
Начало — Онлайн-органайзер Trello — что это?
Trello хорошо приспособлен для работы в командах, можно сказать, что возможность совместной работы над различными проектами — одна из самых сильных сторон этого органайзера. Trello позволяет избавиться от кучи рабочих мэйлов и сохранить все дела, задания, обсуждения и комментарии по проекту на одной странице без дополнительных усилий.
Девиз онлайн-органайзер Trello: «Нужная информация по любому вашему проекту в любое время».
Разработчики уверяют, что Trello легко использовать и что с помощью этого органайзера можно успешно создавать и завершать любые проекты и задачи: от самых маленьких до самых глобальных.
Основа системы — это карточки, в которые можно добавлять отдельные задачи и целые проекты со списками дел, иллюстрациями и справочными материалами.
Сокращенный вид карточки
Подробный вид карточки
На карточку могут быть добавлены любые виды информации: дедлайны, списки дел, вложенные файлы, комментарии и т.д.
Если на карточку добавить список дел, то автоматически будет виден визуальный индикатор прогресса (сколько процентов дел из списка сделано).
На карточку можно «прикреплять» одно или несколько вложений: документы, изображения, ссылки и т.д.
Файлы можно загружать напрямую с компьютера, с других сайтов, а также вставлять из буфера обмена (эта функция поддерживается только в Google Chrome, но в дальнейшем планируется добавить поддержку других браузеров).
На карточку можно добавлять фотографии, рисунки, схемы и любые другие виды изображений.
Вы можете присвоить каждой карточке метки (labels) различных цветов и потом фильтровать карточки по цвету метки.
Если у задачи или проекта на карточке есть дата окончания, то ее также можно указать. Когда дедлайн будет приближаться, дата на карточке будет отображаться желтым цветом как напоминание.
Trello автоматически сохраняет историю редактирования карточки: комментарии, изменения и дополнения.
Для удобства работы с карточками разрабочики сделали несколько горячих клавиш.
Так, если подвести курсор к карточке и нажать “t”, то можно быстро отредактировать название карточки, нажав “e” — описание карточки. Чтобы быстро открыть новую карточку нажмите “shift” +“enter”.
Карточки можно группировать в списки — это может быть список дел, тематический список, список иллюстраций или любой другой список по вашему выбору.
А списки, соответственно, группируются в «доски» (boards), чем-то похожие на доски объявлений. Чтобы добавить новый список на доску, достаточно дважды кликнуть на любом свободном месте доски.
Если на доску надо добавить сразу несколько карточек или чеклистов — например, если вы хотите импортировать список дел из офисного документа или таблицы, то их можно просто скопировать (CTRL+V) и вставить (CTRL+C) на новую карточку или в новый чеклист на карточке Trello. Для успешного копирования каждый пункт списка должен начинаться с новой строки.
Если вы находитесь в основном меню Trello, то если нажать “b”, то откроется меню досок, которые вы создали, и окно поиска, с помощью которого можно находить доски по названию.
Если же вы находитесь на экране доски, то нажатие “f” позволяет находить карточки по названию. Чтобы очистить окно поиска, надо нажать “x”.
О совместной работе над проектами, а также о плюсах и минусах Trello читайте во второй части обзора.
Концентрируйтесь на главном и не распыляйтесь. Это продолжение совета номер 8 — вместо того, чтобы пытаться сделать много дел одновременно, учитесь фокусироваться на самой важной задаче.
В последнее время многозадачная работа многими стала восприниматься как очень продуктивная, хотя раньше считалось, что работать эффективно — это значит последовательно выполнять задачи по списку. Сейчас все больше и больше людей понимают, что когда приходится постоянно переключаться с одного задания на другое, результат получается не самым впечатляющим. Таким образом замедляется выполнение важных задач и, в результате, выполнение многих задач одновременно используется как способ отложить вообще все дела на потом.
Таким образом, чтобы работать эффективно, определяйте то, что вам действительно важно и учитесь концентрироваться на выполнении одного задания в один момент времени. То есть для того, чтобы достигать нужных целей, учитесь правильной постановке этих целей.
Несколько слов в завершение серии статей «12 современных способов работать эффективно».
Не все способы работать эффективно, о которых мы рассказывали, принимаются и используются сегодня большинством людей – скорее, наоборот. Но растет число людей, организующих свою работу именно таким образом, и возможно, что в ближайшем будущем большинство людей будут работать именно так.
Не все из этих способов на 100% подходят именно для вас или для вашей компании. Определите, что больше подходит вам и действуйте !
В традиционной схеме «дом-работа-дом» рабочий день у людей длится много часов подряд. Это необходимо, чтобы выполнить как можно больший объем работ и продвинуться вверх по карьерной лестнице. И очень часто люди «сгорают» на работе, испытывают неудовлетворенность и работают менее эффективно.
Но, к сожалению или к счастью, мы люди, а не машины. Нам нужен отдых и, когда мы хорошо отдохнем, мы работаем гораздо лучше, продуктивнее, и чувствуем себя более счастливыми.
В идеале работа совсем не обязательно должна быть монотонной и выполняться в течение 8-часового рабочего дня – она должна быть веселой, интересной и выполняться тогда, когда у вас есть желание и силы. Эффективна личная осознанность, понимание нашей ограниченности в ресурсах и конечности во времени — и, конечно, грамотное планирование не только работы, но и отдыха.
Будьте доступны, позволяйте людям распространять ваши идеи и позволяйте другим вкладывать свои идеи в ваше дело!
Традиционно считалось, что всё, что касается вашей работы, необходимо хранить в секрете и не посвящать посторонних в ваши дела. Только те, кто находится внутри организации или даже отдела или рабочей группы, допускаются до совместной работы над проектом. Если же информация бесконтрольно выходит за рамки организации, надо подать в суд на тех, кто в этом виноват.
Но, во многих случаях, «открытая» модель работы над проектом и работы с информацией оказывается гораздо эффективнее. Хорошие идеи или деловые предложения могут предлагаться не только горсткой избранных «творцов». Открытая модель позволяет людям делиться информацией, идея поднимается в цене, как только становится более распространенной, как артист становится более популярным, как только выходит на большую аудиторию.
Эта модель может быть применена во многих сферах бизнеса: от издательской деятельности до создания софта и сервисов, обработки и распространения информации и т.д.
Представьте себе управляющую структуру не в виде системы «люди-слова», а в виде системы действий: люди вкладывают в нее свои знания и умения, тем самым заставляя ее работать более эффективно. Представьте управляющую структуру, в которой вся информация распространяется, где все демократично и доступно. Конечно, это пока больше из области фантазий, но это может произойти, если открытая модель обмена информацией получит широкое распространение.