В жизни (да и на работе) мы редко используем принцип конвейера при планировании нашего рабочего дня. Вряд ли кому-то в здравом уме нравится рутина, предсказуемость и выполнение повторяющегося набора одинаковых действий.
Но, с другой стороны, мы часто ощущаем нехватку сил и энергии, невозможность решать задачи, требующие умственного напряжения после часов проведенных у компьютера за проверкой почты и общением в социальных сетях. Плюс нам довольно часто необходимо понимать, за какие задачи надо браться в первую очередь и не всегда наше планирование дня оказывается удачным.
Крис Броган (chrisbrogan.com), блоггер и журналист, предлагает эффективный и простой вариант того, как можно организовать ежедневную работу, не чувствуя при этом что вы находитесь на конвейере или в болоте рутинных действий.
Планирование дня: краткая схема
- Стратегические цели: сегодня.
- Стратегические цели: завтра.
- Срочные задачи.
- Рутинные дела.
Как же можно запланировать свой день по этой схеме? Посмотрим на пример, который приводит Крис (на картинке — восьмичасовой рабочий день).
Планирование дня — система Криса Брогана
Планирование дня: стратегические цели на сегодня
Продвижение и поиск новых клиентов.
Каждый день Крис делает что-то из вещей, помогающих развивать его бизнес (стратегические цели). Это может быть создание и отправка рассылки для подписчиков, новая статья для блога или интервью. Даже общение в социальных сетях (таких как Твиттер и Фейсбук) для привлечения новых читателей также может считаться шагом на пути к стратегическим целям блоггера.
Почему всю эту активность Крис Броган считает стратегически важной? Для себя он расставил такие приоритеты — в первую очередь ему необходимо привлекать внимание целевой аудитории, ведь даже если он напишет замечательную статью, но ее никто не прочитает — его стратегические цели останутся недостигнутыми. Поэтому ему необходимо знать, что люди замечают то, что он делает и, уже с этим знанием, можно дальше спокойно работать над менее заметными и не менее важными вещами.
Планирование дня: стратегические цели на завтра
Работа с людьми и развитие.
Далее, после завершения стратегических задач, можно уделить внимание развитию и подумать о завтрашнем дне. К этой категории относятся проекты и задачи, связанные с работой с людьми: клиентами, коллегами, подрядчиками. Техподдержка, ответы на вопросы, задания подчиненным и фрилансерам — все, что позволяет параллельно делать несколько проектов и расширять свои возможности с помощью других людей. Также, если остается время можно позаниматься развитием — что-то изучить, попробовать что-то новое и т.д.
Планирование дня: срочные дела
Задачи с пометками «срочно» и «закончить сегодня».
Ну а теперь — к задачам, которые ДЕЙСТВИТЕЛЬНО надо завершить сегодня. Почему Крис советует не приступать к ним с самого утра? Потому что, как правило, это не те задачи, которые помогают развивать ваш бизнес или вашу карьеру, но поглощают очень много времени и сил. Безусловно, делать их надо, но делать срочные дела будет гораздо приятнее, когда вы уже позанимались вашими стратегическими задачами и важными проектами.
Планирование дня: рутинные дела
Почта, новости и прочие (не)приятности.
Ну а теперь, собственно, к тем задачам, с которых обычно начинают свой день большинство людей. Проверка почты, ответы на комментарии, чтение форумов, общение в социальных сетях… Неважно, что записано в качестве основных целей и какие расставлены приоритеты — для большинства людей папка «Входящие» вместе с чашкой кофе — это то, с чего обычно начинается рабочий день. Но получается, что приоритеты и задачи других людей, которые беспрерывно валятся во «Входящие» становятся первым о чем вы думаете в начале дня? Если у вас получится изменить эту ситуацию и заниматься ответами на входящую корреспонденцию в последнюю очередь, вы сразу почувствуете, насколько продуктивнее стала ваша работа.
Безусловно есть такие ситуации, когда вся ваша работа «завязана» на проверке почты. Но даже если так, то есть смысл настроить систему фильтров, с помощью которой вы будете обращать внимание только на действительно важную корреспонденцию, связанную с вашими стратегическими целями или непосредственными рабочими обязанностями.
По такому же принципу можно устроить и свою личную/семейную жизнь. То время, которое вы проводите с близкими людьми, есть смысл в первую очередь посвятить чему-то важному, вашим общим планам и стратегическим задачам, а не скучным рутинным делам и разговорам. Например, если вашей семье предстоит покупка квартиры, машины или поездка на отдых, то такие вещи есть смысл обсуждать и планировать в первую очередь, а уже потом выяснять, кто пойдет в магазин за хлебом.
Подходит ли такая система планирования дня для вашей жизни?
Понятно, что любая, даже самая хорошая система не может подойти всем и каждому. Но система, про которую рассказывает Крис Броган, может оказаться достаточно эффективной для тех, кому необходимо лучше концентрироваться в течение дня для достижения важных целей и не уставать, отвлекаясь на мелочи и рутину.