Обычно люди хранят бумажные документы в папках, наклеивают на них этикетки, и размешают в кабинетах. Такая же система хранения документов обычно сохраняется и при работе с документами на компьютере: на рабочем столе хранятся папки с файлами, организованные по определенному принципу (или не организованные, если вы не слишком аккуратны). Это означает, что вы проводите много времени, наводя порядок в системе папок и файлов, а если вы не будете этого делать, то потеряете много важной информации.
Сегодня очень много людей работают именно таким образом, даже если им это не очень нравится. Гораздо удобнее и приятнее, используя мощность компьютеров и скорость современных программных приложений, работать с помощью метода Gmail: архивирование и поиск. Вместо того, чтобы создавать папки для всего, а затем прилежно размещать в них файлы, вы можете просто нажать кнопку «архив» и затем, используя очень быструю систему поиска Gmail, найти все, что вам нужно. Конечно, вы также можете создавать ярлыки, которые похожи на папки, но более разнообразны, и это более удобно.
Почему такая система лучше? Подумайте, сколько времени экономится, когда не надо возиться с кучей файлов. Это намного проще, менее трудоемко. Вам не нужно запоминать названия файлов и затем терять информацию, если вы вовремя ее сохранили в нужном месте. Вы просто ищете и находите ее, таким образом улучшая организацию своего рабочего времени, повышая продуктивность своего труда.