12 современных способов работать эффективно: общение – это поток

В традиционной модели документооборота деловые бумаги поступают к вам, и вы просматриваете их последовательно, пока не просмотрите все до конца. Телефонные звонки поступают к вам и вы отвечаете на них, когда они поступают, и с вниманием относитесь к каждому из них. То же самое — с письмами и факсами.

GTD использует именно этот метод: начать с «вершины» и прорабатывать все до «дна» до тех пор, пока дело не будет сделано. К сожалению, таким способом в наши дни пользуется большинство людей и у них есть множество причин для подобной организации работы.

Новые способы организации работы рассматривают общение как поток. Вы входите в этот поток и «плаваете» в нем, а потом выходите. Этот процесс бесконечен – даже не думайте о том, когда же почтовые сообщения, сообщения из мессенджеров и твиттера, RSS-подписки, посты на форумах и другие вещи такого рода прекратят к вам поступать. Этого никогда не случится!  И, так как этот процесс бесконечен, вы не можете двигаться последовательно от вершины к основанию.

Как же вы работаете с потоком? Вы знаете, что он бесконечен, и вы не пытаетесь переработать его весь. Вы берете только то, что вам нужно, вы входите в него снова и снова чтобы узнать, что происходит и не беспокоитесь о том, что пропускаете мимо.

Вы всегда что-то пропускаете мимо – и все пропускают. Никто не может полностью охватить весь этот поток – он абсолютно необъятен. Кто может прочитать все сообщения во всех блогах? Кто может почитать все на Digg или Delicious или Stumbleupon? Никто.

Таким образом, вы ищете то, что вам интересно, то, что вам необходимо, и собираете и выбираете те вещи, которые наиболее значимы для вас. Можете вы ответить на каждое письмо? Нет – так что отвечайте только на необходимые, а остальные архивируйте. Можете ли вы знать все, что происходит в вашей отрасли ? Нет – так что изучайте то, что вам интересно, и тогда что-либо действительно важное для вас вы будете находить у коллег,  друзей или в блогах, которые вы читаете.

Не пытайтесь изучить все – фокусируйтесь только на том, что важно для вас.

12 современных способов работать эффективно: архивы, а не файлы

Обычно люди хранят бумажные документы в папках, наклеивают на них этикетки, и размешают в кабинетах. Такая же система хранения документов обычно сохраняется и при работе с документами на компьютере: на рабочем столе хранятся папки с файлами, организованные по определенному принципу (или не организованные, если вы не слишком аккуратны). Это означает, что вы проводите много времени, наводя порядок в системе папок и файлов, а если вы не будете этого делать, то потеряете много важной информации.

Сегодня очень много людей работают именно таким образом, даже если им это не очень нравится. Гораздо удобнее и приятнее, используя мощность компьютеров и скорость современных программных приложений, работать с помощью метода Gmail: архивирование и поиск. Вместо того, чтобы создавать папки для всего, а затем прилежно размещать в них файлы, вы можете просто нажать кнопку «архив» и затем, используя очень быструю систему поиска Gmail, найти все, что вам нужно. Конечно, вы также можете создавать ярлыки, которые похожи на папки, но более разнообразны, и это более удобно.

Почему такая система лучше? Подумайте, сколько времени экономится, когда не надо возиться с кучей файлов. Это намного проще, менее трудоемко. Вам не нужно запоминать названия файлов и затем терять информацию, если вы вовремя ее сохранили в нужном месте. Вы просто ищете и находите ее, таким образом улучшая организацию своего рабочего времени, повышая продуктивность своего труда.

Разучите упражнение «Лодка жизни»

В своей небольшой, но великолепной «Книге Творчества» автор  Эрик Мэйзел предлагает делать упражнение «Лодка жизни» каждый день три дня подряд, но никто не запрещает делать это упражнение хоть каждый день. Найдите себе звонкий колокольчик. Позвоните в него громко и кричите: «Творю!» Идите на свое рабочее место, установите таймер на 10 минут, и работайте. Когда время истечет, крикните: «Все ясно!» Вы только что сделали десятиминутный прогресс в своей  работе и получили положительные эмоции.

Если же ваша работа находится в таком месте, где нет возможности звонить в колокольчик и громко кричать, то ничего страшного. Сделайте так, чтобы ваш компьютер тихонько прозвонил вам (установите будильник) или просто прервитесь ради этих 10 минут в любое удобное вам время. Сделайте десятиминутный перерыв в тихом месте и набросайте несколько заметок для своего романа или сделайте несколько набросков к своей картине. Многое может случиться за этот десятиминутный перерыв. Просто используйте его так плодотворно, как только возможно.

Неудачи — в чем причина? Меняем убеждения!

Забавно в жизни вот что: если вы отказываетесь принимать любые вещи, кроме самых лучших, то очень часто именно их и получаете. Сомерсет Моэм

Человек вступил во взрослую жизнь. Закончил школу, институт, хорошо усвоил все знания, общественные ценности, моральные и нравственные установки. Казалось бы, он полностью готов к тому, чтобы прожить счастливую жизнь и добиться желаемого успеха. Но очень часто, годам к 30-ти или к 40-ка, человек обнаруживает, что в его жизни далеко не все так замечательно, как ему хотелось. Неурядицы в семейной жизни, надоевшая работа, денег постоянно не хватает, здоровье начинает пошаливать. Либо что-то одно, либо все сразу.

Почему так происходит?

[Читать далее…]