Как упростить систему хранения документов. Часть 2

4. Почему «складирование» не работает. Потому что документы образуют залежи на вашем столе, которые становятся все больше и больше и, еще до того, как вы обратите на это внимание, образуют огромную кучу, с которой вам будет очень тяжело разобраться, и которая заметно снижает продуктивность вашего труда. Некоторые люди думают, что их кучи документов организованы определенным образом, но такие кучи неэффективны (если вы не работаете над их разбором в данный момент), так как вы постоянно должны проверять, в какой именно куче свалены ваши документы.

5. Держите материалы под рукой. Всегда имейте большой запас свободных папок и этикеток к ним под рукой. Если у вас появились документы, которые надо убрать, чтобы позднее поработать с ними, но для них еще не отведена отдельная папка, вы отложите эти документы куда-нибудь до лучших времен, так как у вас под рукой не окажется необходимой пустой папки. Вам нужно всегда иметь запас папок и этикеток, чтобы всегда можно было убрать те документы, которые вам нужны. Иначе вам придется их отложить и на вашем столе снова начнут расти горы, разбор которых внесет отрицательные коррективы в организацию рабочего времени.

Чтобы избежать этого, держите расходные материалы в ящике стола, чтобы их всегда было легко достать. Когда вам нужно завести новую папку, просто достаньте ее, наклейте этикетку и уберите в нее документы.

6. Время от времени уменьшайте количество необходимых документов..

Вот несколько способов сделать это:

  • Храните большинство ваших документов онлайн. Сейчас, когда мне надо что-либо посмотреть, я нажимаю комбинацию горячих клавиш (я использую AutoHotkey для доступа к сайтам и документам в сети) и требуемый документ открывается на экране со всей необходимой мне информацией. Контакты, семейный бюджет, идеи, журналы и т.п. находятся в сети, и мне больше не нужны их бумажные копии.
  • Уменьшайте входящую информацию на бумажных носителях. Просите людей отправлять вам информацию по электронной почте, а не по факсу или обычным письмом. В наше время все документы создаются на компьютере, и рассылка их бумажных копий уже устарела. Используйте достижения цифровых технологий. Также примите меры к прекращению потока обычных газет, журналов и прочей регулярной документации такого рода.
  • Прекратите распечатывать все подряд. Многие люди до сих пор распечатывают сообщения из электронной почты или документы, которые они получают, или даже документы, которые сами создают. Но ведь гораздо проще найти нужный документ, если он хранится именно в электронном виде.
  • Анализируйте поступающие к вам документы. Каждый раз, как вы убираете что-то в папку, подумайте, а так ли важно вам хранить бумажную копию данного документа? Или он всегда доступен в сети? Действительно ли он должен был быть послан вам? Не лучше ли отсканировать его и сохранить в электронном варианте? Есть ли какой-либо другой способ избежать необходимости хранить этот документ? И вот так, постепенно, документ за документом, уменьшайте количество вашей бумажной документации. Повышайте свою продуктивность.

Как упростить систему хранения документов. Часть 1

Ваши документы представляют собой огромную бесформенную кучу бумаги?  Папка «Рассортировать» на вашем компьютере переполнена?

Если у вас возникают проблемы с хранением документов, Вы не одиноки – у многих людей возникают похожие трудности.

Порядок в бумагахВам могут пригодиться следующие советы:

1. Уменьшите количество документов перед  тем, как их сохранять. Первое правило организации чего-либо – избавиться от всего ненужного. Если ваш ящик с документами переполнен, стол завален бумагами, то приведение их в порядок займет огромное количество времени. И даже после этого вам будет трудно найти нужный документ.

Вот несколько советов, как уменьшить количество документов.

1. Сложите их все в одну большую кучу. Если в одну кучу они не помещаются, сделайте несколько куч, но рассматривайте их как продолжение первой кучи. Если у вас есть перепутанные папки, вытащите их и положите в общую кучу. Я недавно проделал такое с документами у себя дома и уменьшил их количество в два или три раза. Это заняло примерно час.
2. Пересмотрите их, все сразу. Берите каждый документ или папку и думайте, что лучше всего с ним сделать. Если вы видите, что в течение нескольких месяцев этот документ не был вам нужен, выбросьте его. Безоговорочно. Избавьтесь максимально от всего, что ненужно. Я никогда не сожалею, уничтожая документы.
3. Переместите. Если вы не можете выбросить какие-либо документы, отдайте их кому-нибудь еще. Уберите их со своего стола.
4. Разложите по папкам. Если документы очень важны, и вы уверены, что они вам еще понадобятся, тогда их надо рассортировать по папкам. Давайте посмотрим, как разработать простую систему для этого.

2. Простое хранение документов. Хорошие советы есть в теории GettingThingsDone Дэвида Аллена, в которой рекомендуется использовать простую, алфавитную систему хранения файлов и папок. Используйте простые папки с ярлыками (если вы хотите, то можете купить специальный маркер) и создайте папки для каждого клиента, поставщика и/или проекта.

Скорее всего, большинству людей для хранения всех их документов достаточно одного ящика. Возможно, что в некоторых случаях особенности работы таковы, что ящиков надо гораздо больше, но не для среднестатистического офисного работника или фрилансера. Один ящик – это все, что вам нужно. И если вы ограничите себя этим одним ящиком, вы будете вынуждены избавиться от всех ненужных документов, когда ящик заполнится.

Не думайте долго над этим. Просто заведите папки и расположите их в алфавитном порядке. Не усложняйте ничего.

3. Сортируйте и убирайте документы сразу же. Ключ к сохранению порядка в вашей системе хранения документов – правильное и своевременное их распределение. Когда вы обнаруживаете что-то, что не является необходимым именно сейчас и не требует незамедлительной реакции, но, как вам кажется, может пригодиться в будущем, не кидайте это в кучу, чтобы разобрать позднее. И не убирайте в папку с надписью «Рассортировать» или «Прочее».

Просто откройте свой ящик с документами (он всегда должен быть под рукой), достаньте соответствующую папку, уберите в нее документ и положите папку на место. Это займет около 5 секунд, и у вас все в полном порядке. Вам будет легче планировать дела и управлять своим временем. Если вы не сделаете это сразу же, у вас снова начнет расти гора неразобранных бумаг и вся работа по организации документов пойдет насмарку.

12 современных способов работать эффективно: онлайн-хранилища вместо жестких дисков

Свобода и мобильность, новые стили и методы работы, новые инструменты для работы над проектами и управления проектами — такова реальность будущего делового мира, с которой все чаще сталкиваются даже те компании и люди, кто привык работать и думать в «традиционном» стиле.

Конечно, еще далеко не все уверены в том, что новые методы работы более эффективны, чем старые. Никто не может дать никаких гарантий по поводу будущего развития подобных инноваций. Но некоторые из них уже довольно активно используются наиболее «продвинутой» частью деловых людей. Хотите к ним присоединиться и тоже работать эффективно?

LifeNavigator публикует обзор 12 наиболее современных способов организации работы, повышающих эффективность и продуктивность любых проектов.

Способ 1. Использование онлайновых сервисов и хранилищ для файлов гораздо эффективнее, чем работа и хранение информации на локальном жестком диске.

[Читать далее…]