12 современных способов работать эффективно: онлайн-хранилища вместо жестких дисков

Свобода и мобильность, новые стили и методы работы, новые инструменты для работы над проектами и управления проектами — такова реальность будущего делового мира, с которой все чаще сталкиваются даже те компании и люди, кто привык работать и думать в «традиционном» стиле.

Конечно, еще далеко не все уверены в том, что новые методы работы более эффективны, чем старые. Никто не может дать никаких гарантий по поводу будущего развития подобных инноваций. Но некоторые из них уже довольно активно используются наиболее «продвинутой» частью деловых людей. Хотите к ним присоединиться и тоже работать эффективно?

LifeNavigator публикует обзор 12 наиболее современных способов организации работы, повышающих эффективность и продуктивность любых проектов.

Способ 1. Использование онлайновых сервисов и хранилищ для файлов гораздо эффективнее, чем работа и хранение информации на локальном жестком диске.

[Читать далее…]

12 современных способов работать эффективно: совместная работа с документами

Работайте над документами совместно, не пересылайте их по электронной почте. Такие методы работы уже устарели!

С онлайн-программами, такими как Google Docs, одновременная совместная работа над документами становится очень легкой . Вы можете вместе работать над одним и тем же документом в одно и то же время, и все изменения сохраняются автоматически. Вы можете видеть, кто сделал то или иное изменение, вы можете вернуться к предыдущей версии документа и вам не надо беспокоиться о том, есть ли у вас самый последний вариант документа со всеми изменениями. Удобно и то, что если один из тех, кто работает над проектом, является пользователем Mac, вам не придется беспокоиться о том, есть ли у него копия Microsoft Office.

Вы можете напрямую общаться в сети во время совместной работы. Вы можете пригласить других людей для совместной работы и давать им отдельные права пользования, что облегчает общение всех людей, работающих над проектом.

Больше нет необходимости пересылать документы по электронной почте, когда вы работаете совместно, и для достижения хорошего качества не нужно распечатывать и рассылать материалы друг другу, что, несомненно, поможет вам в организации вашего рабочего времени и повышении продуктивности вашего труда.

12 современных способов работать эффективно: переход от индивидуальной к совместной работе

Совместная работа становится более продуктивной, чем усилия одиночек. Взять, например, Wikipedia. Если бы каждая из ее статей была написана отдельным автором, а затем проходила через традиционное редактирование и публикацию, то издание такого огромного количества статей заняло бы огромное количество времени.

Даже не стоит говорить о том, какими дорогостоящим и трудоемким был бы такой обширный проект. Но, благодаря использованию технологии совместной работы, Wikipedia смогла создать такой проект относительно дешево (задействовано больше компьютеров, чем людей), и огромный проект был осуществлен Совместная работа - работать эффективно. Группы людей работали вместе продуманно и гораздо продуктивнее, чем если бы они трудились традиционным способом, поодиночке.

Можно привести много примеров открытых технологий: от Firefox до Linux или OpenOffice – это прекрасные примеры информационных продуктов, онлайн-сервисов,  созданных с помощью совместной работы.

Эта модель может применяться в любых сферах деятельности, и она гораздо более продуктивна, чем труд одиночек.

Необходимо отметить, что всегда будет востребована и индивидуальная работа. Иногда лучшие программные продукты пишутся одним гением, и в этом нет ничего неправильного. Но для того, чтобы создавать большие проекты, лучше использовать метод совместной работы.

«На всем протяжении истории человечества (да и животного мира) преобладали (доминировали) те, кто умел объединяться и импровизировать наиболее эффективно». Чарльз Дарвин.

12 современных способов работать эффективно: работаем дома

Люди не должны находиться в офисе. Это не тот путь, по которому должен развиваться современный бизнес. Это становится очевидным, если отойти от традиционного взгляда на рабочий процесс.

Обычно люди работают в офисе (и большинство до сих пор продолжает там работать). Они приходят в свой офис, выполняют свою работу, ходят на встречи, занимаются бумажной волокитой, общаются за чашечкой кофе, и идут домой.

Сегодня это становится все менее и менее необходимым. С появлением ноутбуков, онлайн-хранилищ для файлов, сетевых приложений, онлайн-сервисов и возможностью совместной работы, работа может выполняться где угодно, и очень часто так и происходит.

Все больше людей занимаются удаленной работой. Многие люди работают фрилансерами или консультантами. Все чаще рабочий процесс позволяет людям работать где угодно – не только дома, но практически в любом месте на земле. Люди, которые никогда не встречались и даже живут в разных странах, вместе занимаются бизнесом. Люди организуют встречи с помощью Skype или Basecamp. Они работают совместно при помощи приложений Google.

Если Вам все же тяжело отказаться от традиционного взгляда на эту проблему, хорошенько подумайте: какая именно часть работы обязательно должна выполняться в офисе? Иногда действительно существуют веские причины для работы в офисе, но часто эти проблемы можно решить другими способами, которыми вы просто не пользовались раньше.

Преимуществ у децентрализованного рабочего места много. Сотрудники, которые имеют больше свободы, более счастливы, и часто более трудолюбивы и работают с большим желанием. Им нравится работать вместе с другими умными и талантливыми людьми, и работа для них больше не является каторгой. Гибкий график работы подходит под разные стили жизни. Ноутбуки очень хорошо подходят практически для любой работы, которую люди должны выполнять вне офиса. И ведь на самом деле важно не то, что сотрудник присутствует в офисе, а то, что работа выполняется, и выполняется продуктивно.

12 современных способов работать эффективно: архивы, а не файлы

Обычно люди хранят бумажные документы в папках, наклеивают на них этикетки, и размешают в кабинетах. Такая же система хранения документов обычно сохраняется и при работе с документами на компьютере: на рабочем столе хранятся папки с файлами, организованные по определенному принципу (или не организованные, если вы не слишком аккуратны). Это означает, что вы проводите много времени, наводя порядок в системе папок и файлов, а если вы не будете этого делать, то потеряете много важной информации.

Сегодня очень много людей работают именно таким образом, даже если им это не очень нравится. Гораздо удобнее и приятнее, используя мощность компьютеров и скорость современных программных приложений, работать с помощью метода Gmail: архивирование и поиск. Вместо того, чтобы создавать папки для всего, а затем прилежно размещать в них файлы, вы можете просто нажать кнопку «архив» и затем, используя очень быструю систему поиска Gmail, найти все, что вам нужно. Конечно, вы также можете создавать ярлыки, которые похожи на папки, но более разнообразны, и это более удобно.

Почему такая система лучше? Подумайте, сколько времени экономится, когда не надо возиться с кучей файлов. Это намного проще, менее трудоемко. Вам не нужно запоминать названия файлов и затем терять информацию, если вы вовремя ее сохранили в нужном месте. Вы просто ищете и находите ее, таким образом улучшая организацию своего рабочего времени, повышая продуктивность своего труда.