Знаменитая система повышения продуктивности Дэвида Алена Getting Things Done (GTD) появилась несколько лет назад. Это замечательная книга, основанная на простой идее: чем меньше вещей вам надо держать в памяти, тем легче вам работать продуктивно. С того момента, как GTD получило широкое распространение в сети, она стала ассоциироваться с искусством добиваться повышения личной эффективности и продуктивности труда.
Но есть одна проблема: GTD слишком сложна. Очень часто при первой попытке применения этой системы люди сталкиваются с тем, что ее очень тяжело увязать с повседневной жизнью. Некоторые идеи, конечно, находят свое применение немедленно, но некоторые оказываются либо бесполезными, либо им очень тяжело следовать.
Одна из проблем применения GTD заключается в следующем. Система хороша сама по себе, но она не приспособлена к вашей жизни. Ведение записной книжки и календаря – великая идея. А сохранение месяцами десятков папок для сортировки текущих дел – нет.
Но это не вина и не ошибка автора системы. Потому что очень трудно создать такую систему, которая подошла бы всем. Кому-то необходимо отслеживать сотни информационных блоков, в то время как кому-то достаточно минимума информации, но необходим высокий уровень сосредоточенности на выполняемом задании.
Слишком банально просто сказать: «Приспособьте ее к своей жизни». Очевидно, что если бы каждый человек родился с пониманием того, что ему надо для достижения максимальной продуктивности, то людям не нужны были бы книжки по этой теме.
Развивающаяся продуктивность: Метод ветвления.
Можно принять более гибкую систему продуктивности. Предложения Дэйва Алена замечательны, но для того, чтобы они работали для всех, надо рассматривать огромное количество вариантов. Метод ветвления не является системой продуктивности. Это способ подумать о том, как организовать материальный мир вокруг себя таким образом, чтобы иметь наиболее эффективную систему организации, максимально приспособленную под ваши нужды.
Принципы Метода ветвления просты:
Начните с максимально простой системы организации.
Реорганизуйте свои задания, файлы и предметы под эту систему.
Когда папка станет очень большой, распределите ее по компонентам, составляющим систему.
Пересматривайте свою систему каждый месяц.
Если какая-то папка не используется, соедините ее обратно с другими папками.
Под «папкой» понимается любое место для хранения элементов вашей системы продуктивности. Ваш рабочий кабинет – это огромная «папка», так же как и список ваших дел и ваш календарь. Они все являются корзинами, в которые вы можете скидывать любые материалы. Лучше проработать физическую систему организации бумажной работы и не-физическую организацию заданий и событий в одном ключе, поэтому можно во всех случаях использовать слово «папка».
Теперь давайте рассмотрим каждый шаг:
Шаг первый: Начните с простого.
Этот первый шаг можно пропустить, если вы уже пользуетесь элементами GTD или у вас есть некоторый уровень организованности. Но если вы все еще законченный неряха, вам надо когда-то начать приводить все в порядок. Постарайтесь создать самую простую систему организации, которая стоит всего лишь на ступеньку выше полного хаоса. Не создавайте умозрительных папок для хранения ненужных вам вещей.
Создание слишком большого количества папок только усилит беспорядок. Это может стать основной проблемой, когда вы начинаете применять GTD, и это та причина, по которой многие люди пугаются данной системы.
Шаг второй: Организуйте все в соответствии с вашей простой системой.
Теперь начните работу по распределению всего на свои места. Это займет некоторое время в том случае, если раньше у вас не было никакой организационной системы. Однако, этот шаг нужно сделать всего лишь однажды, поэтому время не будет потрачено зря.
Шаг третий: Распределите громоздкие папки на более мелкие.
Когда папка становится слишком громоздкой, распределите ее содержимое с помощью более точного механизма. Можно хранить все получаемые вами письма в простой папке. Как их накопится слишком много, становится заметно, что папка стала великоватой. Тогда можно распределить письма в скоросшиватели с определенными организационными наклейками для различных категорий.
Если ваш список дел или календарь переполнены, разделите их на отдельные списки или календари. Например, GoogleCalendar имеет дополнения для хранения различных календарей на одном экране. Из одного календаря легко сделать четыре.
Шаг четвертый: Ежемесячный пересмотр продуктивности.
Каждый месяц спрашивайте себя, продолжает ли ваша система продуктивности соответствовать вашей жизни. Если ваш стиль жизни за это время изменился, то, возможно, вам нужно создать новые папки или уничтожить некоторые старые. Завершение какого-либо проекта может привести к упрощению связанного с ним аспекта вашей системы. Без такого ежемесячного пересмотра ваша система постепенно скатится обратно к состоянию хаоса.
Шаг пятый: Объединяйте неиспользуемые папки.
Про этот шаг очень часто забывают. Поддержание системы папок требует умственных затрат. Вы должны помнить, что их надо регулярно проверять, иначе они будут бесполезны. Можно забыть о своих заданиях, потому что они помещены их в тот список дел, в который вы редко заглядываете. Если вы не будете пересматривать и объединять папки, вы забудете, что где находится.
Разветвление для упрощения.
Метод ветвления работает, потому что он позволяет вам поддерживать самую простую систему продуктивности. Не ничего слишком сложного или лишнего в папках, которые специально адаптированы под вашу жизнь.