Ваши документы представляют собой огромную бесформенную кучу бумаги?  Папка «Рассортировать» на вашем компьютере переполнена?

Если у вас возникают проблемы с хранением документов, Вы не одиноки – у многих людей возникают похожие трудности.

Вам могут пригодиться следующие советы:

1. Уменьшите количество документов перед  тем, как их сохранять. Первое правило организации чего-либо – избавиться от всего ненужного. Если ваш ящик с документами переполнен, стол завален бумагами, то приведение их в порядок займет огромное количество времени. И даже после этого вам будет трудно найти нужный документ.

Вот несколько советов, как уменьшить количество документов.

1. Сложите их все в одну большую кучу. Если в одну кучу они не помещаются, сделайте несколько куч, но рассматривайте их как продолжение первой кучи. Если у вас есть перепутанные папки, вытащите их и положите в общую кучу. Я недавно проделал такое с документами у себя дома и уменьшил их количество в два или три раза. Это заняло примерно час.

2. Пересмотрите их, все сразу. Берите каждый документ или папку и думайте, что лучше всего с ним сделать. Если вы видите, что в течение нескольких месяцев этот документ не был вам нужен, выбросьте его. Безоговорочно. Избавьтесь максимально от всего, что ненужно. Я никогда не сожалею, уничтожая документы.

3. Переместите. Если вы не можете выбросить какие-либо документы, отдайте их кому-нибудь еще. Уберите их со своего стола.

4. Разложите по папкам. Если документы очень важны, и вы уверены, что они вам еще понадобятся, тогда их надо рассортировать по папкам. Давайте посмотрим, как разработать простую систему для этого.

2. Простое хранение документов. Хорошие советы есть в теории GettingThingsDone Дэвида Аллена, в которой рекомендуется использовать простую, алфавитную систему хранения файлов и папок. Используйте простые папки с ярлыками (если вы хотите, то можете купить специальный маркер) и создайте папки для каждого клиента, поставщика и/или проекта.

Скорее всего, большинству людей для хранения всех их документов достаточно одного ящика. Возможно, что в некоторых случаях особенности работы таковы, что ящиков надо гораздо больше, но не для среднестатистического офисного работника или фрилансера. Один ящик – это все, что вам нужно. И если вы ограничите себя этим одним ящиком, вы будете вынуждены избавиться от всех ненужных документов, когда ящик заполнится.

Не думайте долго над этим. Просто заведите папки и расположите их в алфавитном порядке. Не усложняйте ничего.

3. Сортируйте и убирайте документы сразу же. Ключ к сохранению порядка в вашей системе хранения документов – правильное и своевременное их распределение. Когда вы обнаруживаете что-то, что не является необходимым именно сейчас и не требует незамедлительной реакции, но, как вам кажется, может пригодиться в будущем, не кидайте это в кучу, чтобы разобрать позднее. И не убирайте в папку с надписью «Рассортировать» или «Прочее».

Просто откройте свой ящик с документами (он всегда должен быть под рукой), достаньте соответствующую папку, уберите в нее документ и положите папку на место. Это займет около 5 секунд, и у вас все в полном порядке. Вам будет легче планировать дела и управлять своим временем. Если вы не сделаете это сразу же, у вас снова начнет расти гора неразобранных бумаг и вся работа по организации документов пойдет насмарку.