12 современных способов работать эффективно: отмените ненужные встречи

Встречи не так уж необходимы. Традиционный способ ведения бизнеса включает в себя деловые встречи на протяжении всего рабочего дня, которые длятся около часа или дольше. На это может уйти половина вашего рабочего времени!  Включите сюда еще и личные встречи – за обедом, за чашечкой кофе, или «просто поболтать»  – и вы увидите, что продолжительность ваших встреч не соответствует полученному от них результату.

Если вы часто присутствуете на различных встречах, то вы прекрасно понимаете, что многие из них абсолютно бесполезны. Конечно, иногда они важны, но большая часть времени, которая тратится на них, уходит на получение бесполезной информации, и могла бы вполне быть заменена простым электронным письмом или телефонным звонком. Такие встречи – это пустая трата времени  и многие люди это понимают. Но ничего не меняется.

Напротив, если вы будете стараться решать все вопросы по электронной почте, телефону или скайпу, то вы потратите в несколько раз меньше времени.  Сведите встречи к необходимому минимуму. Конечно, вам необходимо живое общение с людьми, необходимы переговоры, но скучные и бесполезные деловые встречи отнюдь не являются лучшим способом общения. Если вы заботитесь о своей компании или отделе – сделайте для них доброе дело – отмените большинство ваших встреч.

«Деловые встречи необходимы в том случае, если вам не хочется ничего делать» Кэннет Гелбрейт.

12 современных способов работать эффективно: небольшие команды

Небольшие команды лучше, чем большие команды.

Подумайте о больших корпорациях типа Microsoft, старающихся начать новое производство. Microsoft это всегда удавалось не очень хорошо, причем именно из-за ее размера. Ей лучше удается использование инноваций других компаний и подчинение существующих доминирующих рынков для того, чтобы успешно продвигать свои программные разработки или услуги. Или покупка более мелких компаний, которые хорошо работают, и включение их в существующий бизнес.

Но когда она пытается сама начать что-то новое, команда делает это на хорошем базисе, с полной силой стоящей за ее плечами мега-корпорации: существует также необходимость пройти большое количество бюрократических ступенек. Новый продукт в итоге обрастает огромным количеством различных характеристик (большинство из которых абсолютно не нужны) и занимает очень много времени при запуске.

Небольшие группы единомышленников (иногда состоящих всего из трех-четырех человек)  могут создавать замечательные новые продукты, сохраняя их небольшими, гибкими и простыми.

Такие продукты не обладают раздутыми наборами характеристик, их авторы не озабочены написанием технических спецификаций и получением подтверждения, им не нужно  проходить через многочисленные бюрократические ступеньки. Они просто создают новые продукты  и делают это так быстро, как только возможно, с наибольшей продуктивностью труда.

12 современных способов работать эффективно: работаем дома

Люди не должны находиться в офисе. Это не тот путь, по которому должен развиваться современный бизнес. Это становится очевидным, если отойти от традиционного взгляда на рабочий процесс.

Обычно люди работают в офисе (и большинство до сих пор продолжает там работать). Они приходят в свой офис, выполняют свою работу, ходят на встречи, занимаются бумажной волокитой, общаются за чашечкой кофе, и идут домой.

Сегодня это становится все менее и менее необходимым. С появлением ноутбуков, онлайн-хранилищ для файлов, сетевых приложений, онлайн-сервисов и возможностью совместной работы, работа может выполняться где угодно, и очень часто так и происходит.

Все больше людей занимаются удаленной работой. Многие люди работают фрилансерами или консультантами. Все чаще рабочий процесс позволяет людям работать где угодно – не только дома, но практически в любом месте на земле. Люди, которые никогда не встречались и даже живут в разных странах, вместе занимаются бизнесом. Люди организуют встречи с помощью Skype или Basecamp. Они работают совместно при помощи приложений Google.

Если Вам все же тяжело отказаться от традиционного взгляда на эту проблему, хорошенько подумайте: какая именно часть работы обязательно должна выполняться в офисе? Иногда действительно существуют веские причины для работы в офисе, но часто эти проблемы можно решить другими способами, которыми вы просто не пользовались раньше.

Преимуществ у децентрализованного рабочего места много. Сотрудники, которые имеют больше свободы, более счастливы, и часто более трудолюбивы и работают с большим желанием. Им нравится работать вместе с другими умными и талантливыми людьми, и работа для них больше не является каторгой. Гибкий график работы подходит под разные стили жизни. Ноутбуки очень хорошо подходят практически для любой работы, которую люди должны выполнять вне офиса. И ведь на самом деле важно не то, что сотрудник присутствует в офисе, а то, что работа выполняется, и выполняется продуктивно.

12 современных способов работать эффективно: переход от индивидуальной к совместной работе

Совместная работа становится более продуктивной, чем усилия одиночек. Взять, например, Wikipedia. Если бы каждая из ее статей была написана отдельным автором, а затем проходила через традиционное редактирование и публикацию, то издание такого огромного количества статей заняло бы огромное количество времени.

Даже не стоит говорить о том, какими дорогостоящим и трудоемким был бы такой обширный проект. Но, благодаря использованию технологии совместной работы, Wikipedia смогла создать такой проект относительно дешево (задействовано больше компьютеров, чем людей), и огромный проект был осуществлен Совместная работа - работать эффективно. Группы людей работали вместе продуманно и гораздо продуктивнее, чем если бы они трудились традиционным способом, поодиночке.

Можно привести много примеров открытых технологий: от Firefox до Linux или OpenOffice – это прекрасные примеры информационных продуктов, онлайн-сервисов,  созданных с помощью совместной работы.

Эта модель может применяться в любых сферах деятельности, и она гораздо более продуктивна, чем труд одиночек.

Необходимо отметить, что всегда будет востребована и индивидуальная работа. Иногда лучшие программные продукты пишутся одним гением, и в этом нет ничего неправильного. Но для того, чтобы создавать большие проекты, лучше использовать метод совместной работы.

«На всем протяжении истории человечества (да и животного мира) преобладали (доминировали) те, кто умел объединяться и импровизировать наиболее эффективно». Чарльз Дарвин.

12 современных способов работать эффективно: совместная работа с документами

Работайте над документами совместно, не пересылайте их по электронной почте. Такие методы работы уже устарели!

С онлайн-программами, такими как Google Docs, одновременная совместная работа над документами становится очень легкой . Вы можете вместе работать над одним и тем же документом в одно и то же время, и все изменения сохраняются автоматически. Вы можете видеть, кто сделал то или иное изменение, вы можете вернуться к предыдущей версии документа и вам не надо беспокоиться о том, есть ли у вас самый последний вариант документа со всеми изменениями. Удобно и то, что если один из тех, кто работает над проектом, является пользователем Mac, вам не придется беспокоиться о том, есть ли у него копия Microsoft Office.

Вы можете напрямую общаться в сети во время совместной работы. Вы можете пригласить других людей для совместной работы и давать им отдельные права пользования, что облегчает общение всех людей, работающих над проектом.

Больше нет необходимости пересылать документы по электронной почте, когда вы работаете совместно, и для достижения хорошего качества не нужно распечатывать и рассылать материалы друг другу, что, несомненно, поможет вам в организации вашего рабочего времени и повышении продуктивности вашего труда.