В традиционной модели документооборота деловые бумаги поступают к вам, и вы просматриваете их последовательно, пока не просмотрите все до конца. Телефонные звонки поступают к вам и вы отвечаете на них, когда они поступают, и с вниманием относитесь к каждому из них. То же самое — с письмами и факсами.

GTD использует именно этот метод: начать с «вершины» и прорабатывать все до «дна» до тех пор, пока дело не будет сделано. К сожалению, таким способом в наши дни пользуется большинство людей и у них есть множество причин для подобной организации работы.

Новые способы организации работы рассматривают общение как поток. Вы входите в этот поток и «плаваете» в нем, а потом выходите. Этот процесс бесконечен – даже не думайте о том, когда же почтовые сообщения, сообщения из мессенджеров и твиттера, RSS-подписки, посты на форумах и другие вещи такого рода прекратят к вам поступать. Этого никогда не случится!  И, так как этот процесс бесконечен, вы не можете двигаться последовательно от вершины к основанию.

Как же вы работаете с потоком? Вы знаете, что он бесконечен, и вы не пытаетесь переработать его весь. Вы берете только то, что вам нужно, вы входите в него снова и снова чтобы узнать, что происходит и не беспокоитесь о том, что пропускаете мимо.

Вы всегда что-то пропускаете мимо – и все пропускают. Никто не может полностью охватить весь этот поток – он абсолютно необъятен. Кто может прочитать все сообщения во всех блогах? Кто может почитать все на Digg или Delicious или Stumbleupon? Никто.

Таким образом, вы ищете то, что вам интересно, то, что вам необходимо, и собираете и выбираете те вещи, которые наиболее значимы для вас. Можете вы ответить на каждое письмо? Нет – так что отвечайте только на необходимые, а остальные архивируйте. Можете ли вы знать все, что происходит в вашей отрасли ? Нет – так что изучайте то, что вам интересно, и тогда что-либо действительно важное для вас вы будете находить у коллег,  друзей или в блогах, которые вы читаете.

Не пытайтесь изучить все – фокусируйтесь только на том, что важно для вас.