18 пятиминутных способов победить беспорядок. Часть 1

«Три правила работы: Чем меньше беспорядка, тем проще. Из диссонанса надо создать гармонию. В середине трудностей лежат возможности» — Альберт Эйнштейн.

Сейчас достаточно много пишется об упрощении и упорядочивании и можно заметить, что многие читатели разделяют идеи о том, что дома и на рабочем месте не должно быть беспорядка, но не знают, как начать от него избавляться.

Если  у вас дома царит полный бардак, постарайтесь разобраться с огромной горой вещей, которая давит на вас.

Так вот вам совет: начните с пяти минут. Первые шаги очень важны. Конечно, за пять минут вы едва ли заметно разгребете эту кучу, но это ведь только начало. Отпразднуйте его!

Беспорядок и порядокЗатем уделите еще пять минут завтра. И послезавтра, и т.д. И вы не успеете оглянуться, как приведете в порядок ванную комнату или комнату, затем половину дома, а затем – кто знает? Возможно, вы наведете идеальный порядок в своем доме. И это будут прекрасные перемены!

Для тех, кто уже полностью пропал под завалами домашнего хлама, есть несколько прекрасных советов, как начать разгребать бардак, тратя всего по пять минут в день.

[Читать далее…]

И снова о GTD: Как просто добиться продуктивности.

Знаменитая система повышения продуктивности Дэвида Алена Getting Things Done (GTD) появилась несколько лет назад. Это замечательная книга, основанная на простой идее: чем меньше вещей вам надо держать в памяти, тем легче вам работать продуктивно. С того момента, как GTD получило широкое распространение в сети, она стала ассоциироваться с искусством добиваться повышения личной эффективности и продуктивности труда.

Порядок в бумагахНо есть одна проблема: GTD слишком сложна. Очень часто при первой попытке применения этой системы люди сталкиваются с тем, что ее очень тяжело увязать с повседневной жизнью. Некоторые идеи, конечно, находят свое применение немедленно, но некоторые оказываются либо бесполезными, либо им очень тяжело следовать.

Одна из проблем применения GTD заключается в следующем. Система хороша сама по себе, но она не приспособлена к вашей жизни. Ведение записной книжки и календаря – великая идея. А сохранение месяцами десятков папок для сортировки текущих дел – нет.

Но это не вина и не ошибка автора системы. Потому что очень трудно создать такую систему, которая подошла бы всем. Кому-то необходимо отслеживать сотни информационных блоков, в то время как кому-то достаточно минимума информации, но необходим высокий уровень сосредоточенности на выполняемом задании. [Читать далее…]

Как упростить систему хранения документов. Часть 1

Ваши документы представляют собой огромную бесформенную кучу бумаги?  Папка «Рассортировать» на вашем компьютере переполнена?

Если у вас возникают проблемы с хранением документов, Вы не одиноки – у многих людей возникают похожие трудности.

Порядок в бумагахВам могут пригодиться следующие советы:

1. Уменьшите количество документов перед  тем, как их сохранять. Первое правило организации чего-либо – избавиться от всего ненужного. Если ваш ящик с документами переполнен, стол завален бумагами, то приведение их в порядок займет огромное количество времени. И даже после этого вам будет трудно найти нужный документ.

Вот несколько советов, как уменьшить количество документов.

1. Сложите их все в одну большую кучу. Если в одну кучу они не помещаются, сделайте несколько куч, но рассматривайте их как продолжение первой кучи. Если у вас есть перепутанные папки, вытащите их и положите в общую кучу. Я недавно проделал такое с документами у себя дома и уменьшил их количество в два или три раза. Это заняло примерно час.
2. Пересмотрите их, все сразу. Берите каждый документ или папку и думайте, что лучше всего с ним сделать. Если вы видите, что в течение нескольких месяцев этот документ не был вам нужен, выбросьте его. Безоговорочно. Избавьтесь максимально от всего, что ненужно. Я никогда не сожалею, уничтожая документы.
3. Переместите. Если вы не можете выбросить какие-либо документы, отдайте их кому-нибудь еще. Уберите их со своего стола.
4. Разложите по папкам. Если документы очень важны, и вы уверены, что они вам еще понадобятся, тогда их надо рассортировать по папкам. Давайте посмотрим, как разработать простую систему для этого.

2. Простое хранение документов. Хорошие советы есть в теории GettingThingsDone Дэвида Аллена, в которой рекомендуется использовать простую, алфавитную систему хранения файлов и папок. Используйте простые папки с ярлыками (если вы хотите, то можете купить специальный маркер) и создайте папки для каждого клиента, поставщика и/или проекта.

Скорее всего, большинству людей для хранения всех их документов достаточно одного ящика. Возможно, что в некоторых случаях особенности работы таковы, что ящиков надо гораздо больше, но не для среднестатистического офисного работника или фрилансера. Один ящик – это все, что вам нужно. И если вы ограничите себя этим одним ящиком, вы будете вынуждены избавиться от всех ненужных документов, когда ящик заполнится.

Не думайте долго над этим. Просто заведите папки и расположите их в алфавитном порядке. Не усложняйте ничего.

3. Сортируйте и убирайте документы сразу же. Ключ к сохранению порядка в вашей системе хранения документов – правильное и своевременное их распределение. Когда вы обнаруживаете что-то, что не является необходимым именно сейчас и не требует незамедлительной реакции, но, как вам кажется, может пригодиться в будущем, не кидайте это в кучу, чтобы разобрать позднее. И не убирайте в папку с надписью «Рассортировать» или «Прочее».

Просто откройте свой ящик с документами (он всегда должен быть под рукой), достаньте соответствующую папку, уберите в нее документ и положите папку на место. Это займет около 5 секунд, и у вас все в полном порядке. Вам будет легче планировать дела и управлять своим временем. Если вы не сделаете это сразу же, у вас снова начнет расти гора неразобранных бумаг и вся работа по организации документов пойдет насмарку.

12 современных способов работать эффективно: онлайн-хранилища вместо жестких дисков

Свобода и мобильность, новые стили и методы работы, новые инструменты для работы над проектами и управления проектами — такова реальность будущего делового мира, с которой все чаще сталкиваются даже те компании и люди, кто привык работать и думать в «традиционном» стиле.

Конечно, еще далеко не все уверены в том, что новые методы работы более эффективны, чем старые. Никто не может дать никаких гарантий по поводу будущего развития подобных инноваций. Но некоторые из них уже довольно активно используются наиболее «продвинутой» частью деловых людей. Хотите к ним присоединиться и тоже работать эффективно?

LifeNavigator публикует обзор 12 наиболее современных способов организации работы, повышающих эффективность и продуктивность любых проектов.

Способ 1. Использование онлайновых сервисов и хранилищ для файлов гораздо эффективнее, чем работа и хранение информации на локальном жестком диске.

[Читать далее…]